Pamiętam managerkę, która tak bardzo chciała zatrudnić kogoś innego niż osoba, z którą ostatnio się rozstała, że zignorowała wszystkie znaki ostrzegawcze. Zatrudniła kandydata, który później narobił sporo problemów, a odrzuciła osobę z nieco mniejszym doświadczeniem, ale z ogromnym zaangażowaniem i motywacją.
Zrozumiałam wtedy, że managerka zamiast oceniać kandydatów zgodnie z wymaganiami stanowiska, porównywała ich pod kątem własnego doświadczenia poprzedniej porażki.
Obserwowałam, jak podejmuje decyzję, z którą się nie zgadzałam, ale nie potrafiłam jej przekonać. Tam kończył się mój wpływ jako rekruterki.
Tę bezradność znają rekruterzy, ale też kandydaci. Ci drudzy mierzą się z frustracją, złością i niezrozumieniem szczególnie mocno, gdy potrzebują znaleźć pracę, spełniają niemal wszystkie wymagania, a mimo to wciąż odpadają.
Przez kilka lat pracowałam w agencji rekrutacyjnej, prowadziłam zespół rekrutacyjny i realizowałam procesy dla firm z różnych branż. Każdego dnia obserwowałam, jak managerowie podejmują decyzje o zatrudnieniu. Mechanizm, który za chwilę opiszę, powinien znać każdy doradca zawodowy i każdy kandydat.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Dlaczego manager podczas rekrutacji myśli przede wszystkim o ryzyku związanym z zatrudnieniem?
- Jak rozpoznawać i wyprzedzać wątpliwości dotyczące kandydata?
- Dlaczego konkretne historie są skuteczniejsze niż deklaracje dotyczące kompetencji i cech?
- Jak wykorzystać rozmowę z rekruterem, aby zwiększyć swoje szanse?
- Dlaczego odrzucenie z rekrutacji nie musi oznaczać braku kompetencji?
- Jak doradca zawodowy może pomóc klientowi spojrzeć na rekrutację z perspektywy zarządzania ryzykiem?
Po pierwsze: bezpieczeństwo
Większość osób zmieniających pracę przygotowuje się do rekrutacji tak, jakby po drugiej stronie siedział bezstronny sędzia. Taki, który sprawiedliwie, punkt po punkcie, porównuje kompetencje kandydatów.
W rzeczywistości siedzi tam człowiek odpowiedzialny za swój zespół i znający konsekwencje swojej złej decyzji. Boi się tak jak kandydat lub nawet mocniej, tylko z innych powodów.
Nieudana rekrutacja oznacza dla managera znacznie więcej niż konieczność ponownego opublikowania ogłoszenia. To kolejne tygodnie prowadzenia procesu, wdrażania nowej osoby, opóźnionych projektów i spadku zaangażowania zespołu. Czasem to też konieczność zarządzania konfliktem i tłumaczenia się przed własnym przełożonym. Cena złej decyzji jest dla niego dużo wyższa, niż się wydaje.
Biorąc pod uwagę tę perspektywę, nie powinien dziwić fakt, że w sytuacji podobnych kompetencji poczucie bezpieczeństwa może ostatecznie przechylić szalę na korzyść jednego kandydata.
To wyjaśnia też decyzje, które z zewnątrz wyglądają nielogicznie: odrzucenie z powodu niefortunnie użytych słów, luki w CV czy ostrożność wobec osób zmieniających branżę. Obawy managera często mogą być przejawem próby ograniczenia ryzyka.
Nazwij wątpliwość, zanim zrobi to ktoś inny
Wątpliwości mogą pojawić się nawet przy najlepszym kandydacie i wcale nie muszą dotyczyć jego samego. Bywają efektem ostrożności, doświadczeń lub nieświadomych uprzedzeń managera. Dlatego pokazanie, że nie powinny być przeszkodą, jest równie ważne jak pokazanie kompetencji.
Pamiętam kandydatkę, która nie znała programu wymaganego na stanowisku. Mogła krótko przyznać, że go nie zna. A jednak powiedziała:
„Nie pracowałam jeszcze na tym systemie, ale sprawdziłam, że jest bardzo podobny do tego, z którego korzystam obecnie. Poza tym, gdy zaczynałam swoją obecną pracę, też uczyłam się nowego narzędzia i szybko je opanowałam.”
Ta odpowiedź dała mi argument za jej kandydaturą. Gdyby sama tego nie powiedziała, w rekomendacji do managera napisałabym, że nie spełnia kluczowego kryterium. Zamiast tego użyłam jej uzasadnienia w komunikacji z managerem i została zatrudniona.
Nazywam to efektem wypełnionej luki: kiedy kandydat milczy, manager wypełnia tę ciszę sam, rzadko na jego korzyść. W tym przypadku kandydatka zadbała o to, aby jej odpowiedź pokazała, dlaczego brak tego doświadczenia nie musi oznaczać braku kompetencji.
Podobnie działa otwarte mówienie o zmianie branży, luce w CV i wszystkim, co może sprawiać wrażenie nietypowego.
Pokaż działanie, nie deklarację
Wielu moich klientów przewraca oczami, gdy rozmawiamy o przygotowaniu do rozmowy rekrutacyjnej. Nikt nie chce mówić wyświechtanych frazesów w stylu „jestem odpowiedzialny” czy „dobrze pracuję pod presją”. Choć jednocześnie ma poczucie, że tego się od niego oczekuje.
To nieprawda. Znacznie większą wartość mają konkretne, dobrze opowiedziane historie. One, a nie same deklaracje, pokazują, jak dana osoba naprawdę działa.
„Organizowałam wyjazd służbowy i tuż przed wylotem na lotnisku pojawiło się zagrożenie epidemiologiczne. Loty wstrzymano, a z częścią pracowników straciłam kontakt. Na bieżąco koordynowałam sytuację, kontaktowałam się z uczestnikami wyjazdu i szukałam dla nich bezpiecznego rozwiązania. Ostatecznie udało mi się skontaktować ze wszystkimi i zorganizować ich powrót.”
Ta historia pokazała, jak kandydatka zachowuje się w obliczu problemu: nie czeka, aż ktoś powie jej, co robić, tylko porządkuje sytuację, szuka rozwiązania i bierze odpowiedzialność za jego przeprowadzenie. Było to dokładnie to, czego manager chciał się dowiedzieć, żeby ocenić, czy może jej zaufać.
Jak wykorzystać rozmowę z rekruterem?
Wielu kandydatów traktuje rekrutera jak przeszkodę na drodze do managera. Próbują „przeskoczyć” od razu do dalszego etapu.
To błąd, bo rozmowa z rekruterem może być pierwszą okazją, by wyjaśnić wątpliwości, zanim trafią do managera bez kontekstu.
Jeśli kandydat wie, że coś w jego CV może wzbudzić pytanie — np. zmiana branży, luka czy brak jednego z wymagań — nie warto czekać, aż ktoś sam nada temu znaczenie.
Niejednokrotnie zdarzało mi się rekomendować managerowi kandydata, wobec którego początkowo miał wątpliwości. Mogłam to zrobić, bo wcześniej usłyszałam od kandydata argumenty, które pozwoliły mi te wątpliwości lepiej zrozumieć i przedstawić jego kandydaturę w szerszym kontekście.
Dlaczego ta wiedza jest tak ważna?
Pracując z osobami, które chcą zmienić pracę lub się przebranżowić, regularnie widzę, jak brak zrozumienia sposobu myślenia managerów sprawia, że kandydaci odbierają rekrutację bardzo osobiście.
Towarzyszą temu niepotrzebne emocje, takie jak frustracja, złość czy poczucie lekceważenia, które nie pomagają w tym wymagającym momencie.
Część osób ma też wrażenie, że pracodawcy prowadzą kolejne etapy tylko po to, by ich testować i prowadzą jakiś rodzaj gry.
Z mojej rekrutacyjnej perspektywy zaproszenie do rozmowy to wyraźny sygnał, że kandydatura jest wystarczająco interesująca, żeby poświęcić jej czas i sprawdzić ją głębiej.
By odrzucenie tak nie bolało
Rekruter chce zamknąć proces trafną rekomendacją. Manager chce zatrudnić osobę, która wzmocni jego zespół. Kandydat chce znaleźć pracę, w której będzie mógł się rozwijać.
To trzy różne perspektywy, które w dobrze prowadzonej rekrutacji mogą spotkać się przy wspólnym celu.
Z raportu eRecruiter „Candidate Experience w Polsce 2025” wynika, że ponad 90% kandydatów doświadczyło braku informacji zwrotnej o odrzuceniu z rekrutacji. To druga odsłona opisanego wcześniej efektu wypełnionej luki. Tyle że tym razem lukę wypełnia kandydat, obwiniając za niepowodzenie siebie lub firmę.
Odrzucenie — choć niezaprzeczalnie boli — nie jest dowodem na to, że ktoś jest niewystarczająco dobry czy kompetentny.
Często jest efektem decyzji podjętej w warunkach niepewności, przez kogoś, kto próbuje zminimalizować ryzyko po swojej stronie. Czasem jest też efektem zmiany potrzeb rekrutacyjnych, a czasem dylematu, którą z dwóch świetnych osób wybrać.
Kiedy ta różnica staje się jasna, poczucie walki z systemem może ustąpić miejsca poczuciu wpływu i partnerstwa.
To, moim zdaniem najważniejsza rzecz, jaką doradca zawodowy może dać klientowi.
Nie gotową odpowiedź na pytanie „dlaczego znów mi dziękują za udział w procesie?!”, tylko nową perspektywę.
Dzięki niej klient przestaje szukać winy tam, gdzie często jej nie ma. Zaczyna traktować rekrutację jak proces, w którym każda ze stron zarządza ryzykiem, a nie jak egzamin, który można oblać.
Co z tego wynika dla doradcy zawodowego?
- Warto pomóc osobie aplikującej zamienić deklaracje („jestem odpowiedzialna”) na konkretne historie z konkretnym rezultatem.
- Nazywanie potencjalnych wątpliwości wprost (luka w CV, zmiana branży) ma więcej sensu niż nadzieja, że nikt o to nie zapyta.
- Dobrą praktyką jest przypominanie, że odrzucenie to często efekt zarządzania ryzykiem przez managera, a nie ocena wartości kandydata.
- Warto też zachęcać klienta do traktowania rekrutera jak partnera w procesie, a nie przeszkody na drodze do managera.
Jeśli rekrutacja to głównie zarządzanie ryzykiem, a nie jedynie ocena kompetencji — co to zmienia w tym, jak Ty przygotowujesz się do rekrutacji albo jak doradzasz swoim klientom?
Karolina Mazur – Ekspertka w obszarze rekrutacji i zmiany zawodowej, twórczyni marki Sztuka Rozwoju, w ramach której pomaga przede wszystkim kobietom tworzyć kariery dopasowane do życia, jakiego pragną. Doświadczenie rekrutacyjne zdobywała zarówno w wewnętrznym dziale HR dużej grupy spółek marketingowych, jak i w agencji rekrutacyjnej. Przeanalizowała tysiące CV, przeprowadziła setki rozmów rekrutacyjnych i współpracowała z dziesiątkami managerów z 15 branż. Rozwijała zespół rekrutacyjny i uczestniczyła w zatrudnieniu blisko 200 osób. Jest dyplomowanym coachem (studia na Akademii Leona Koźmińskiego) i absolwentką kursu Konsultanta Kariery Career Angels.
